HET GEBRUIK VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Privacybeleid

SaluS is een organisatie, die zich bezighoudt met medische en verzekeringsgeneeskundige advisering aan derden. Wij verwerken vertrouwelijke gegevens tot een advies en zijn er ons van bewust dat u als cliënt vertrouwen in onze organisatie moet kunnen hebben. Wij zien het als onze verantwoordelijkheid om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en u zo transparant mogelijk inzicht te geven in wat we met uw gegevens doen. 

In ons privacybeleid wordt uiteengezet hoe wij met privacygevoelige gegevens omgaan. Hieronder vindt u de meest belangrijke aspecten van ons privacybeleid terug die van toepassing zijn op uw specifieke situatie.

Waarom?

De verzekeraar waarbij u een particuliere arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) heeft afgesloten, wenst nader inzicht te krijgen in de aard van uw medische problematiek, het medisch beloop en de resterende inzet in arbeid. De medisch adviseur van SaluS wordt hierbij gevraagd om dit te onderzoeken en een adviesrapport uit te brengen waarin de bevindingen van het medisch onderzoek, de diagnose, de resterende behandelmogelijkheden en de prognose dienen te worden vermeld. Tevens worden ten behoeve van werkhervatting en arbeidsdeskundig onderzoek uw medische beperkingen inzichtelijk gemaakt.

Hoe?

De medisch adviseur verzamelt medische informatie over u via: het gesprek dat met u wordt gevoerd en een eventueel aanvullend medisch onderzoek dat tijdens het spreekuurcontact kan plaatsvinden. Indien de medisch adviseur van SaluS bij de behandelende sector nog aanvullende medische informatie dient op te vragen, zal uw behandelaar deze informatie alleen aan onze medisch adviseur verstrekken indien u hiervoor - via een machtiging- uw schriftelijke toestemming heeft verleend. De medisch adviseur van SaluS zal deze toestemming aan u vragen en tevens de machtiging met u regelen indien u toestemming voor de informatie-opvraag verleent. Doorgaans heeft de medisch adviseur van de verzekeraar reeds aanvullende medische informatie over u ontvangen die bij de opdrachtverstrekking aan SaluS wordt meegestuurd, zodat onze medisch adviseur dit in de oordeelsvorming kan meenemen. 

Heb ik controle?

Indien u in opdracht van de medisch adviseur van de verzekeraar door de medisch adviseur van SaluS wordt beoordeeld, zal er op basis van de bevindingen een medisch inhoudelijk adviesrapport worden opgesteld dat naar de medisch adviseur van de verzekeraar wordt gestuurd. 
Om medische gegevens bij derden op te vragen, zal onze medisch adviseur telkens om uw toestemming moeten vragen. U kunt deze dan geven via het ondertekenen van een machtiging waarmee u aan de behandelaar waar medische informatie wordt opgevraagd toestemming verleent om deze informatie aan onze medisch adviseur te verstrekken.
Om uw medische gegevens naar de medisch adviseur van de verzekeraar te sturen heeft de medisch adviseur van SaluS niet uw schriftelijke toestemming nodig. In de polisvoorwaarden waarmee u akkoord bent gegaan tijdens het afsluiten van uw verzekering staat beschreven dat u zich op verzoek van de verzekeraar door een arts zult laten onderzoeken en aan hem de benodigde medische informatie zult geven. Indien de medisch adviseur van de verzekeraar dit onderzoek aan de medisch adviseur SaluS uitbesteedt, werkt onze medisch adviseur als verlengstuk van de verzekeraar en kan deze zonder uw toestemming de bevindingen van het onderzoek naar de verzekeraar sturen. Uiteraard zal de medisch adviseur van SaluS geen adviesrapport naar de verzekeraar sturen indien u expliciet aangeeft dat u dit niet wilt. U handelt dan echter wel in strijd met de overeengekomen polisvoorwaarden, zodat de verzekeraar mogelijk consequenties verbindt aan deze weigering.       

Welke gegevens?

Teneinde uw dossier aan te kunnen maken en contact met u te kunnen opnemen, verzamelt SaluS de volgende gegevens over u:
• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
• Uw leeftijd en geslacht;
• Uw contactgegevens: telefoonnummer(s) en uw emailadres indien u dit heeft doorgegeven. 

Doorgaans worden deze gegevens reeds via de opdrachtverstrekking door de verzekeraar aangeleverd. 

Tijdens het bezoek aan het spreekuur dient u zich te kunnen identificeren. Hierbij zullen wij in ons dossier het getoonde identiteitsbewijs en bijbehorend nummer met de vervaldatum noteren. Wij maken geen kopie van uw identiteitsbewijs.

Om over u te kunnen adviseren noteren wij in uw dossier tevens het kenmerk waaronder u bij de verwijzer bekend bent.

Verder verzamelt SaluS alleen medisch inhoudelijke gegevens over u die noodzakelijk zijn om tot een goede oordeelsvorming te komen. Welke dit zijn is aan de medisch adviseur om te bepalen. Hierbij hanteren wij het principe van ‘proportionaliteit’. Dit wil zeggen dat wij niet meer gegevens over u medische situatie opvragen dan dat de medisch adviseur nodig heeft om tot een goede oordeelsvorming en advisering te komen. 

Hoe lang?

Conform de Wet op de Geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) hebben wij een wettelijke bewaarplicht van uw gegevens van 15 jaar. Wij zullen dus gedurende 15 jaar uw gegevens bewaren. 

Delen met wie?

Zoals eerder is aangegeven brengen wij louter een medisch advies uit aan de medisch adviseur van de verzekeraar die de opdracht heeft verstrekt. Ook zal er nooit zonder uw expliciete schriftelijke toestemming medische informatie met derden gedeeld worden.

De medische gegevens die de medisch adviseur van SaluS over u heeft verzameld vallen te allen tijde onder het medisch beroepsgeheim. Ingeval van ziekte, afwezigheid of vervanging van deze medisch adviseur heeft SaluS het recht om intern uw medisch dossier door een andere medisch adviseur te laten behandelen. Indien de medisch adviseur die uw dossier heeft behandeld onze organisatie verlaat, blijven uw medische gegevens bij SaluS en kan de medisch adviseur deze gegevens niet meenemen. Hierdoor kunnen blijven borgen dat de door SaluS verzamelde gegevens op juiste wijze beschermd blijven. 

Veiligheid?

Al onze medewerkers zijn inhoudelijk geïnstrueerd hoe zij met privacygevoelige gegevens om dienen te gaan. Medewerkers die bij SaluS in dienst treden dienen een ‘verklaring van onbesproken gedrag’ (VOG) te kunnen voorleggen.De persoonlijke administratieve medewerker die binnenkomende medische gegevens voor de arts verwerkt, werkt onder de ‘verlengde arm’ van de arts en heeft een geheimhoudingsverklaring getekend, die ook van kracht blijft indien de organisatie wordt verlaten. Binnen onze organisatie zijn gedragsregels van toepassing die borgen dat computers altijd vergrendeld worden zodra men de werkplek verlaat. Ons werkproces is zowel op kantoor alsook digitaal dusdanig ingeregeld dat onbevoegde medewerkers geen inzage kunnen krijgen in uw persoonlijke gegevens. Fysieke dossiers worden bij SaluS bewaard in afgesloten kasten.     

Wijze van opslag?

Uw gegevens worden opgeslagen op een beveiligde server in een datacentrum. Dit datacentrum wordt beheerd door een organisatie waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. In deze overeenkomst is vastgelegd hoe deze organisatie een veilige opslag van uw privacygevoelige gegevens borgt. Tevens zijn hierin afspraken vastgelegd hoe zij een eventuele datalek richting SaluS dienen te melden. Indien een dergelijke melding gedaan wordt, stelt SaluS u hiervan op de hoogte.De medisch adviseurs van SaluS slaan uw medische gegevens op onder wachtwoordbeveiliging, zodat medewerkers die niet bevoegd zijn om medische gegevens te verwerken ook niet bij uw gegevens kunnen komen. Indien zij buiten de kantoorlocatie aan uw dossier werken, dient er in ons systeem ingelogd te worden met een unieke inlogcode en een wachtwoord. Het is onze medewerkers verboden om data van ons beveiligde systeem te halen via een USB-stick of een andere informatiedrager.    

Uw rechten?

Navraag gegevens
U kunt bij SaluS te allen tijde navragen welke gegevens van u worden verwerkt. Indien een vraag heeft over de verwerking van specifieke gegevens dient u hiervoor een aanvraagformulier in te vullen. Dat u kunt aanvragen via mail.

Verzoek tot wijziging, aanvulling 

Indien u een verzoek heeft tot wijziging of aanvulling van gegevens, kunnen wij deze wijzigingen aanbrengen louter voor zover dit feitelijke gegevens betreft die verkeerd zijn gemeld. U kunt niet de conclusies van de medisch adviseur laten wijzigingen. Indien u een inhoudelijk verschil van inzicht heeft over de oordeelsvorming van de medisch adviseur van SaluS, dient u gebruik te maken van de wettelijke bezwaarschriftprocedure die rondom de WIA-uitvoering bij UWV is ingericht. 

Verzoek tot vernietiging van gegevens

U heeft het recht om verwijdering van opgeslagen gegevens te verzoeken en het recht om ‘vergeten te worden’. Verwijdering van dossiergegevens of van uw complete dossier heeft echter  consequenties betreffende de aansprakelijkheid van SaluS. Tevens zullen dan bij een eventueel vervolgonderzoek alle gegevens opnieuw uitgevraagd en opgevraagd dienen te worden.Indien u een verzoek tot verwijdering van uw gegevens wenst te doen, verzoeken wij u om dit verzoek via een aanvraagformulier schriftelijk per post of per mail te richten aan de directie van SaluS Gezondheidsmanagement BV. U kunt dit aanvraagformulier aanvragen via de mail of per post. 

Recht op dataportabiliteit 

Het recht op dataportabiliteit betekent, dat u op eenvoudige wijze uw eigen gegevens van SaluS moet kunnen verkrijgen, zodat u deze desgewenst zelf kunt doorgeven aan andere organisaties. U dient hiervoor een aanvraagformulier in te vullen dat u kunt aanvragen via mail of per post. Gegevens worden zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken tegen het overleggen van legitimatie beschikbaar gesteld. Zelfstandige inzage in de eigen gegevens, buiten het aanvraagtraject om, is niet toegestaan.